Niniejszy pakiet informacji obejmuje zagadnienia dotyczące ubezpieczeń społecznych, podatków, prawa pracy i imigracji w kontekście pracy zdalnej w Unii Europejskiej (UE), gdy pracodawca jest zarejestrowany w jednym państwie członkowskim UE, a działalność zawodowa jest wykonywana przez pracownika w innym państwie członkowskim UE przy użyciu technologii informatycznych.
Według Europejskiego Funduszu na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofound), “Praca zdalna to organizacja pracy, w której praca jest wykonywana poza normalnym miejscem pracy, zwykle na terenie pracodawcy, przy użyciu technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT). Charakterystyczne cechy pracy zdalnej to wykorzystanie komputerów i telekomunikacji do zmiany zwykłego miejsca pracy, częstotliwość, z jaką pracownik pracuje poza siedzibą pracodawcy oraz liczba miejsc, w których pracownik może pracować zdalnie (mobilność)”.[1]
Niniejszy pakiet informacji obejmuje sprawy dotyczące pracowników, których pracodawcy są zarejestrowani w jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej, ale pracują zdalnie z innego państwa członkowskiego. Praca zdalna spoza UE nie jest w tym kontekście brana pod uwagę.
“Pracownik delegowany” to pracownik, którego pracodawca wysyła w celu wykonania usługi do innego państwa członkowskiego UE na zasadzie tymczasowej w ramach umowy o świadczenie usług, podróży służbowej wewnątrz firmy lub za pośrednictwem agencji tymczasowej.[2] Pracownik delegowany nie jest pracownikiem zdalnym, ponieważ powodem, dla którego przestaje pracować w państwie członkowskim, w którym zarejestrowane jest biuro lub miejsce prowadzenia działalności pracodawcy, jest to, że jest “delegowany” za granicę w celu realizacji określonego projektu lub misji.
W przeciwieństwie do pracownika delegowanego, pracownik zdalny nadal pracuje całkowicie dla pracodawcy, ale wykonuje swoją pracę zdalnie w innym państwie członkowskim niż to, w którym znajduje się jego pracodawca, zwykle dla wygody osobistej.
[1] Praca zdalna | Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (europa.eu).
[2] Pracownicy delegowani – Zatrudnienie, kwestie społeczne i inkluzywność – Komisja Europejska (europa.eu).
Ogólna zasada jest taka, że pracownik, który pracuje w kilku państwach członkowskich, ale wykonuje “istotną część” swojej działalności zawodowej w swoim państwie zamieszkania, podlega ubezpieczeniu społecznemu w państwie zamieszkania[1].
Wskazane czynniki określające “istotną część” działalności pracownika obejmują co najmniej 25% czasu pracy i/lub dochodu w rozsądnym okresie.[2] Próg ten jest ustalony w prawie UE i ma zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich, państwa członkowskie mogą stosować tę ocenę, choć nie w sposób całkowicie zharmonizowany. W szczególności:
Na przykład, jeśli pracownik wykonuje “istotną część” (tj. co najmniej 25%) swojej działalności zawodowej w państwie członkowskim, w którym zarejestrowano biuro lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej pracodawcy, ale także wykonuje pracę zdalną w jednym lub kilku innych państwach członkowskich przez pozostałe 75% czasu, pracownik pozostaje podporządkowany systemowi ubezpieczenia społecznego państwa członkowskiego pracodawcy.
Jeśli jednak pracownik zazwyczaj wykonuje “istotną część” swojej działalności w państwie członkowskim, w którym mieszka, i tylko sporadycznie pracuje zdalnie w państwie członkowskim, w którym znajduje się jego pracodawca, wówczas pracownik będzie podlegał systemowi ubezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym mieszka.
Na przykład, jeśli dana osoba jest zatrudniona w Hiszpanii i pracuje zdalnie przez mniej niż 25% czasu w Portugalii, nadal będzie podlegać hiszpańskiemu ubezpieczeniu społecznemu. Jeśli jednak 60% działalności zawodowej pracownika odbywa się w Portugalii, miałby zastosowanie portugalski system ubezpieczenia społecznego.
[1] Artykuł 13 (1) (a) Rozporządzenia (WE) nr 883/2004.
[2] Artykuł 14 (8) rozporządzenia (WE) nr 987/2009. Oceny dokonuje się na podstawie kolejnych 12 miesięcy (rozporządzenie (WE) nr 987/2009, Artykuł 14 (10)).
Nie, zgodnie z powyższymi zasadami, tylko ustawodawstwo dotyczące ubezpieczenia społecznego jednego państwa członkowskiego może mieć zastosowanie do pracownika zdalnego w danym momencie. Pracownik zdalny nie może podlegać przepisom dotyczącym ubezpieczenia społecznego w dwóch różnych państwach członkowskich.
Zależy od okoliczności. Formularz A1 nie jest wymagany w przypadku krótkich okresów pracy zdalnej; wystarczy Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (“EHIC“). Jeśli jednak praca zdalna staje się regularna i stanowi znaczną liczbę dni w roku, pracodawca/pracownik musi złożyć wniosek o Formularz A1.
Komisja Europejska podjęła szereg działań w celu ułatwienia skuteczniejszej cyfrowej koordynacji systemu ubezpieczenia społecznego.
Jeszcze nie. Jednak wraz z wprowadzeniem przyszłej cyfrowej tożsamości UE można się spodziewać cyfrowych wersji dokumentów, takich jak Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EHIC).
Jeśli pracownik zdalny spędza więcej niż 25% swojego czasu w państwie członkowskim innym niż to, w którym jest zatrudniony, obowiązujące przepisy dotyczące ubezpieczenia społecznego trafiają do państwa, w którym spędza ten czas.
Tak, jeśli pracownik jest objęty zagranicznym programem ubezpieczenia społecznego (tj. ustawodawstwem dotyczącym ubezpieczenia społecznego w państwie członkowskim innym niż to, w którym pracodawca jest zarejestrowany/znajduje się), pracodawca jest zobowiązany do zarejestrowania się w tym państwie członkowskim i uiszczenia tam składek na ubezpieczenie społeczne.
Tak, od lipca 2023 r. obowiązuje nowa wielostronna umowa ramowa w sprawie telepracy transgranicznej (“Umowa ramowa“)[1]. Państwa, które podpisały umowę, są wymienione tutaj.[2] Umowa ramowa obejmuje państwa członkowskie EOG i Szwajcarię.
[1] Umowa ramowa w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej.
[2] Państwa sygnatariuszy od lutego 2024 r.: Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Finlandia, Francja, Niemcy, Włochy, Liechtenstein, Luksemburg, Malta, Holandia, Norwegia, Polska, Portugalia, Słowenia, Słowacja, Hiszpania, Szwecja i Szwajcaria.
Umowa ramowa dotyczy pracowników w ujęciu międzynarodowym, tj. tych, którzy pracują dla pracodawcy z siedzibą w jednym państwie członkowskim, ale mieszkają i pracują w innym państwie członkowskim, pod warunkiem spełnienia określonych warunków. Oba państwa członkowskie muszą podpisać Umowę ramową.
Umowa ramowa pozwala pracownikom zdalnym być ubezpieczonym na potrzeby ubezpieczenia społecznego w państwie pracodawcy, z zastrzeżeniem zgody zarówno pracodawcy, jak i pracownika/pracownika zdalnego. Ta możliwość jest dostępna dla pracowników, którzy prowadzą ponad 25%, ale mniej niż 50% w państwie członkowskim zamieszkania, ale większość czasu pracy spędzają w państwie członkowskim, w którym jest zarejestrowany pracodawca.
Zasadniczo Umowa ramowa stanowi wyjątek od zwykłych zasad koordynacji, które stanowią, że pracownicy zdalni (i ich pracodawcy) podlegają systemowi ubezpieczenia społecznego w państwie zamieszkania pracownika, pod warunkiem, że pracownik wykonuje “istotną część” swojej działalności zawodowej (tj. co najmniej 25% czasu pracy lub dochodu) w tym państwie, jak wspomniano powyżej. Zasada ta pozwala pracownikom zdalnym wydłużyć czas spędzany w państwie zamieszkania bez tworzenia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w tym państwie przez pracodawcę w innym państwie członkowskim.
Pracownik zdalny będzie uprawniony do ubezpieczenia społecznego w państwie członkowskim, w którym jest zarejestrowany jego pracodawca, a nie w państwie członkowskim jego zamieszkania, zgodnie z Umową ramową, tylko wtedy, gdy zostaną spełnione określone warunki. Te warunki, które są kumulatywne, są następujące:
Należy pamiętać, że Umowa ramowa dotyczy tylko “pracowników zdalnych”: pracownicy muszą pozostać połączeni ze środowiskiem pracy pracodawcy poprzez komunikację cyfrową (łączność IT) podczas wykonywania pracy. Umowa ramowa nie ogranicza się do pracy zdalnej w domu; praca może być wykonywana w dowolnym miejscu w państwie zamieszkania, pod warunkiem korzystania z połączenia cyfrowego.
Jeżeli powyższe warunki są spełnione, pracodawca / pracownik musi złożyć wniosek o Formularz A1, który służy jako dowód, że obowiązują przepisy dotyczące ubezpieczenia społecznego państwa członkowskiego pracodawcy. Wniosek o Formularz A1 należy złożyć w państwie członkowskim, w którym ma siedzibę pracodawca.
Umowa ramowa obowiązuje od 1 lipca 2023 r. Wnioski o Formularz A1 złożone przed 1 lipca 2024 r. mogą obowiązywać z mocą wsteczną tylko do 1 lipca 2023 r. (lub do dnia, w którym państwo członkowskie podpisało Umowę ramową, jeśli miało to miejsce po 1 lipca 2023 r.), pod warunkiem, że składki na ubezpieczenie społeczne zostały opłacone w państwie członkowskim, w którym ma siedzibę pracodawca. Po tym okresie przejściowym (rok kończący się 1 lipca 2024 r.) wniosek o Formularz A1 może obowiązywać z mocą wsteczną tylko przez trzy miesiące.
Podatek dochodowy nie jest regulowany na poziomie UE. Zasady dotyczące podatku dochodowego obowiązujące pracowników zdalnych (tj. telepracowników i pracowników delegowanych) zawarte są w umowach dwustronnych między państwami członkowskimi.
Niektóre państwa nakładają obowiązek składania zeznań podatkowych, nawet jeśli podatki nie są należne. Każda umowa dwustronna zawiera szczegółowe informacje o tym, co należy zgłosić. Zasadniczo należy zgłaszać dochody pracowników zdalnych na całym świecie (w tym dochody uzyskane w państwach innych niż państwo zamieszkania).
Z reguły nie, ponieważ w takim przypadku kraj zamieszkania i kraj, w którym wykonywana jest praca, są takie same.
Prawo pracy państwa członkowskiego, w którym pracodawca jest zarejestrowany, ma zastosowanie do pracowników zdalnych. Zazwyczaj umowa o pracę między pracodawcą a pracownikiem potwierdza, że tak jest.
Nie, pracownicy zdalni mogą podlegać prawu pracy tylko jednego państwa członkowskiego w określonym czasie.
Nie, deklaracja pracownika delegowanego jest wymagana tylko w sytuacjach, w których pracodawca wysyła pracownika za granicę w celu wykonania określonej misji, jak opisano powyżej.
Po trzech miesiącach pobytu w innym państwie członkowskim, w większości państw członkowskich jest obowiązkowe, aby dana osoba zarejestrowała się we władzach lokalnych. Więcej informacji według kraju można znaleźć tutaj.
Tak. W takim przypadku członek rodziny pochodzący z państwa UE (tj. pracownik zdalny) będzie musiał zarejestrować się w państwie członkowskim przyjmującym, aby uzyskać zezwolenie na pobyt jako członek rodziny obywatela UE, który również tam zamieszkuje. W przypadku członka rodziny pochodzący z państwa UE rejestracja pobytu na okres dłuższy niż trzy miesiące jest obowiązkowa.
Członkowie rodziny obywateli UE, będące obywatelami UE, korzystają z takich samych praw jak obywatele UE, jeżeli mieszkają z obywatelem UE w tym samym państwie członkowskim. W praktyce oznacza to, że członkowie rodzin, będące obywatelami UE nie podlegają formalnościom związanym z pozwoleniem na pracę, jeśli mieszkają w tym samym państwie członkowskim, co ich członkowie rodzin z UE.
Jeśli jednak członek rodziny będący obywatelem UE zdecyduje się na pracę zdalną w innym państwie członkowskim (tj. bez opieki członka rodziny z UE), jego prawo do zamieszkania nie jest już związane z jego statusem członka rodziny obywatela UE. W takim przypadku odpowiedź na powyższe pytanie brzmi “nie”: jeśli członek rodziny obywatela UE będący obywatelem UE pracuje zdalnie dłużej niż trzy miesiące w innym państwie członkowskim bez opieki członka rodziny z UE, musi on złożyć wniosek o zezwolenie na pracę/pobyt w przyjmującym państwie członkowskim.
