Este conjunto de herramientas de información aborda cuestiones relacionadas con la seguridad social, los impuestos, los derechos del trabajo y la inmigración en relación con el teletrabajo dentro de la Unión Europea («UE»), cuando el empleador está registrado en un Estado miembro de la UE, pero el empleado lo lleva a cabo en otro Estado miembro de la UE utilizando tecnología de la información.
Según Eurofound, «El teletrabajo es una modalidad laboral en la que el trabajo se realiza fuera del lugar de trabajo predeterminado, normalmente las instalaciones del empleador, mediante el uso de tecnologías de la información y la comunicación (TIC). Las características del teletrabajo incluyen el uso de ordenadores y telecomunicaciones para cambiar la ubicación habitual del trabajo, la frecuencia con la que el trabajador trabaja fuera de las instalaciones del empleador y la cantidad de lugares desde donde los trabajadores pueden desempeñar sus funciones de forma remota (movilidad)».[1]
Este kit de herramientas de información aborda cuestiones sobre los trabajadores cuyo empleador está registrado en un Estado miembro de la Unión Europea, pero teletrabaja desde otro Estado miembro. El teletrabajo desde fuera de la UE no se aborda aquí.
Un «trabajador desplazado» es un empleado al que su empleador envía a prestar un servicio en otro Estado miembro de forma temporal, en el contexto de un contrato de servicios, un desplazamiento intragrupo o una contratación a través de una agencia de trabajo temporal.[2] Un trabajador desplazado no es un teletrabajador, ya que la razón por la que ya no trabaja en el Estado miembro en el que se encuentra el domicilio social o el lugar de actividad de su empleador es porque está siendo «desplazado» al extranjero para completar un proyecto o una misión específicos.
A diferencia de un trabajador desplazado, un teletrabajador sigue trabajando exclusivamente para el empleador, pero realiza el trabajo a distancia en un Estado miembro distinto del Estado miembro en el que se encuentra su empleador, normalmente por conveniencia personal.
[1] Teletrabajo | Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y Trabajo (europa.eu).
[2] Trabajadores desplazados – Empleo, Asuntos Sociales e Inclusión – Comisión Europea (europa.eu).
La norma general es que un empleado que trabaja en más de un Estado miembro, pero que lleva a cabo «una parte sustancial» de sus actividades profesionales en su país de residencia, está cubierto por el sistema de seguridad social del país de residencia[1].
Los factores indicativos de una «parte sustancial» de las actividades de un empleado son al menos el 25% del tiempo de trabajo y/o los ingresos durante un período razonable.[2] Este umbral está establecido en la legislación de la UE y se aplica en todos los Estados miembros, aunque estos pueden no aplicar esta evaluación de manera totalmente armonizada. En particular:
Por ejemplo, si un empleado desempeña «una parte sustancial» (es decir, al menos el 25%) de sus actividades profesionales en el Estado miembro en el que se encuentra el domicilio social o el centro de actividad de su empleador, pero también teletrabaja en uno o varios otros Estados miembros durante el 75% restante del tiempo, el empleado sigue sujeto al sistema de seguridad social del Estado miembro de su empleador.
Sin embargo, si un empleado suele llevar a cabo «una parte sustancial» de sus actividades en el Estado miembro en el que reside y solo ocasionalmente teletrabaja en el Estado miembro en el que se encuentra su empleador, el empleado estará cubierto por el régimen de seguridad social del Estado miembro de residencia.
Por ejemplo, si una persona está empleada en España y teletrabaja menos del 25% del tiempo en Portugal, seguirá cubierta por la seguridad social española. Sin embargo, si el 60% de las actividades profesionales del empleado se realizan en Portugal, se aplicará el sistema de seguridad social portugués.
[1] Artículo 13(1)(a), Reglamento (CE) n.º 883/2004.
[2] Artículo 14(8), Reglamento (UE) n.º 987/2009. La evaluación se lleva a cabo de manera prospectiva sobre la base de los 12 meses siguientes (Reglamento (CE) n.º 987/2009, artículo 14(10)).
No, según las normas descritas anteriormente, solo la legislación de seguridad social de un Estado miembro puede aplicarse a un empleado que trabaja a distancia a la vez. Un teletrabajador no puede estar cubierto ni sujeto a la legislación de seguridad social en dos Estados miembros diferentes.
Depende. El formulario A1 no es obligatorio para períodos cortos de teletrabajo; basta con una tarjeta sanitaria europea («TSE»). Sin embargo, si el teletrabajo se vuelve regular y representa una cantidad sustancial de días al año, el empleador/empleado debe solicitar un formulario A1.
La Comisión Europea ha tomado una serie de medidas para facilitar una mayor coordinación digital de la seguridad social.
Aún no. Sin embargo, con la futura introducción de la identidad digital de la UE, podemos esperar versiones digitales de los documentos, como la TSE.
Si un teletrabajador pasa más del 25% de su tiempo en un Estado miembro distinto de aquel en el que trabaja, la legislación de seguridad social aplicable se traslada al país en el que pasa ese tiempo.
Sí, si un empleado pasa a estar sujeto a un régimen de seguridad social extranjero (es decir, a la legislación de seguridad social de un Estado miembro distinto de aquel en el que está registrado o ubicado el empleador), el empleador está obligado a registrarse en ese Estado miembro y pagar allí las cotizaciones a la seguridad social.
Sí, desde julio de 2023, existe un nuevo acuerdo marco multilateral para el teletrabajo transfronterizo («acuerdo marco»)[1]. Los países que firmaron el acuerdo se enumeran aquí.[2] El acuerdo marco abarca a los Estados miembros del EEE y a Suiza.
[1] Acuerdo marco sobre la aplicación del artículo 16, apartado 1, del Reglamento (CE) nº 883/2004 en los casos de teletrabajo transfronterizo habitual.
[2] Estados signatarios en febrero de 2024: Austria, Bélgica, Croacia, República Checa, Finlandia, Francia, Alemania, Italia, Liechtenstein, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Noruega, Polonia, Portugal, Eslovenia, Eslovaquia, España, Suecia y Suiza.
El acuerdo marco se aplica a los empleados en situación transfronteriza, es decir, a aquellos que trabajan para un empleador ubicado en un Estado miembro mientras viven y trabajan en otro Estado miembro, siempre que se cumplan determinadas condiciones. Ambos Estados miembros deben haber firmado el acuerdo marco.
El acuerdo marco permite a los teletrabajadores estar asegurados a efectos de la seguridad social en el país de su empleador, siempre que tanto el empleador como el empleado/teletrabajador estén de acuerdo. Esta opción está disponible para los empleados que pasan más del 25% pero menos del 50% de su tiempo de trabajo en el Estado miembro de residencia, pero que pasan la mayor parte de su tiempo de trabajo en el Estado miembro en el que está establecido el empleador.
En esencia, el acuerdo marco establece una excepción a las normas de coordinación regulares que establecen que los teletrabajadores (y sus empleadores) están sujetos al régimen de seguridad social en el país de residencia del empleado, siempre que el empleado desempeñe una «parte sustancial» de sus actividades profesionales (es decir, al menos el 25% del tiempo de trabajo o los ingresos) en ese país, como se ha indicado anteriormente. Esta norma permite a los teletrabajadores aumentar la cantidad de tiempo que pasan en el país de residencia sin crear la obligación de que el empleador de otro Estado miembro pague las cotizaciones a la seguridad social en ese país.
Un teletrabajador tendrá derecho a la seguridad social en el Estado miembro en el que esté establecido su empleador y no en su Estado miembro de residencia, tal como lo permite el acuerdo marco, solo si se cumplen determinadas condiciones. Estas condiciones, que son acumulativas, son las siguientes:
Tenga en cuenta que el acuerdo marco se aplica solo a los «teletrabajadores»: los empleados deben permanecer conectados al entorno de trabajo del empleador a través de un enlace digital (conexión de TI) durante el desempeño de su trabajo. El acuerdo marco no se limita al teletrabajo en el hogar; el trabajo se puede realizar en cualquier parte del país de residencia, siempre que se utilice una conexión digital.
Si se cumplen las condiciones anteriores, el empleador/empleado debe solicitar un formulario A1, que sirve como prueba de que la legislación de seguridad social del Estado miembro del empleador es aplicable. La solicitud del formulario A1 debe presentarse en el Estado miembro en el que esté establecido el empleador.
El acuerdo marco se aplica desde el 1 de julio de 2023. Las solicitudes de formulario A1 presentadas antes del 1 de julio de 2024 solo pueden tener efecto retroactivo hasta el 1 de julio de 2023 (o hasta la fecha en que el Estado miembro firmante firme el acuerdo marco, si es posterior al 1 de julio de 2023), siempre que las cotizaciones a la seguridad social se hayan pagado en el Estado miembro en el que esté establecido el empleador. Tras este período transitorio (el año que finaliza el 1 de julio de 2024), la solicitud de un formulario A1 solo puede tener efecto retroactivo durante un máximo de tres meses.
El impuesto sobre la renta no está regulado a nivel de la UE. Las normas sobre el impuesto sobre la renta aplicables a los trabajadores transfronterizos (es decir, los teletrabajadores o los trabajadores desplazados) figuran en acuerdos bilaterales entre los Estados miembros.
Algunos países imponen la obligación de declarar el impuesto sobre la renta, incluso si no se adeuda ningún impuesto. Cada acuerdo bilateral proporciona información específica sobre qué indicar. En general, se deben declarar los ingresos mundiales de un teletrabajador (incluidos los ingresos recibidos en países distintos del país de residencia).
Por lo general, no, porque en ese caso, el país de residencia y el país en el que se realiza el trabajo son los mismos.
El derecho laboral del Estado miembro en el que está establecido el empleador se aplica a los teletrabajadores. En general, el contrato de trabajo entre el empleador y el empleado confirmará que este es el caso.
No, los teletrabajadores solo pueden estar sujetos a los derechos del trabajo de un solo Estado miembro a la vez.
No, la declaración de trabajador desplazado solo es necesaria en situaciones en las que el empleador envía a un empleado al extranjero para una misión específica, como se describió anteriormente.
Tras tres meses de residencia en otro Estado miembro, es obligatorio en la mayoría de los Estados miembros que una persona se registre ante las autoridades locales. Puede encontrar más información por país aquí.
Sí. En tal caso, el miembro de la familia no perteneciente a la UE (es decir, el teletrabajador) tendrá que registrarse en el Estado miembro de acogida para obtener una tarjeta de residencia como miembro de la familia de un ciudadano de la UE que también reside allí. Es obligatorio que un miembro de la familia no perteneciente a la UE registre su estancia de más de tres meses.
Los familiares de ciudadanos de la UE que no pertenecen a la UE disfrutan de los mismos derechos que los nacionales de la UE si residen con el ciudadano de la UE en el mismo Estado miembro. En la práctica, este acuerdo significa que los miembros de la familia que no son nacionales de la UE no están sujetos a formalidades de permiso de trabajo cuando residen en el mismo Estado miembro que su familiar de la UE.
Sin embargo, si un miembro de la familia no perteneciente a la UE decide teletrabajar por su cuenta en otro Estado miembro (es decir, sin estar acompañado por su familiar de la UE), su derecho de residencia ya no está vinculado a su condición de miembro de la familia de un ciudadano de la UE. En este caso, la respuesta a la pregunta anterior es «no»: si un miembro de la familia no perteneciente a la UE de un ciudadano de la UE trabaja a distancia durante más de tres meses en otro Estado miembro sin estar acompañado por un miembro de la familia de la UE, debe solicitar un permiso de trabajo/residencia en el Estado miembro de acogida.
